Salah satu aspek yang sangat menarik dari akuntansi adalah Pembukuan. Bayangkan bagaimana pemasok dapat memanggil semua pelanggan mereka untuk menegosiasikan kembali pembelian mereka, bank mengetahui status keuangan pelanggan mereka, pabrik dapat menghitung secara cepat persediaan bahan mentah untuk mengetahui apakah mereka dapat mempertahankan produksi; jika tanpa adanya pembukuan. Penggunaan data pembukuan sebagai alat untuk evaluasi merupakan hal yang penting dalam suatu bisnis. Mari kita lihat sistem pembukuan umum yang ada yaitu rekening koran. Rekening koran mencatat semua tanggal dan jenis transaksi yang dilakukan nasabah, memelihara jumlah akun yang ada dan rekonsiliasi dengan laporan bank bulanan. Sekarang, misalkan anda mempunyai sistem pembukuan rekening koran yang sempurna akankah sistem saudara menjawab pertanyaan berikut?

  • Apakah pengeluaran anda untuk pembelian buku tahun ini lebih besar dari tahun lalu?
  • Rencana anda untuk belajar di luar negeri ditahun mendatang, akankah dapat anda wujudkan dengan menabung dari sekarang?

Agar dapat menjawab pertanyaan seperti di atas, setiap catatan transaksi di rekening koran harus dianalisis untuk menentukan jenis pengeluaran. Mungkin kita melakukan/membuat pembukuan, tetapi tidak banyak yang kemudian menyusun informasi untuk digunakan mengevaluasi.

Secara ringkas, sistem akuntansi dapat digunakan untuk analisis transaksi, menangani tugas pembukuan rutin, menyusun informasi hingga dapat digunakan untuk menilai kinerja dan kesehatan perusahaan. Akuntansi didefinisikan sebagai sistem untuk memberikan informasi kuantitatif, terutama keuangan tentang entitas ekonomi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan ekonomi.

Semua perusahaan umumnya mempunyai beberapa kegiatan. Salah satu kegiatannya adalah mendapatkan sumber-sumber keuangan. Sumber ini sering disebut sebagai ‘modal’, yang datang dari 3 sumber: 1) Penanam modal (pemilik), 2) Kreditur, 3) Perusahaan itu sendiri dalam bentuk pendapatan yang ditahan (laba ditahan). Sumber tersebut digunakan untuk membeli tanah, gedung dan perlengkapan, membeli bahan baku, membayar karyawan dan biaya operasional lainnya. Ketika barang dan jasa dijual, tambahan sumber keuangan (pendapatan) dihasilkan. Sumber ini digunakan untuk membayar pinjaman, pajak, membeli bahan baku baru, perlengkapan dan barang lainnya yang diperlukan. Selanjutnya sebagian dari pendapatan tersebut dibagikan ke pemiliknya sebagai pendapatan dari investasi mereka. Akuntan mengukur dan melaporkan hasil dari kegiatan tersebut. Supaya pengukuran tepat, ada prosedur yang disebut siklus akuntansi harus dilewati. Siklus tersebut mencakup beberapa tahap yaitu analisis, pencatatan, pengklasifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan transaksi. Dengan demikian, akuntansi dapat diartikan sebagai kegiatan yang dirancang untuk mengumpulkan, mengukur, dan menyampaikan informasi keuangan tentang kegiatan ekonomi perusahaan dan organisasi nirlaba. Hasil dari sistem akuntansi adalah laporan keuangan. Ada 2 kelompok utama laporan keuangan: intern dan ekstern. Laporan intern digunakan oleh mereka yang mengawasi setiap hari operasi perusahaan, yaitu mereka yang disebut sebagai manajemen perusahaan. Laporan keuangan ekstern termasuk di dalam laporan perusahaan tahunan, yang digunakan oleh perorangan dan/atau organisasi yang mempunyai kepentingan ekonomi dalam perusahaan tetapi bukan bagian dari manajemen. Laporan tersebut mencakup 3 laporan keuangan utama yaitu neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Kegunaan akuntansi bagi manajemen:

  1. Memberikan suatu kriteria tertulis tentang transaksi finansial perusahaan.
  2. Memberikan laporan finansial secara periodis untuk meringkas hasil operasi dan kondisi keuangan perusahaan.
  3. Memberikan laporan secara periodis untuk meringkas dan membantu pengawasan biaya produksi.
  4. Memberikan informasi untuk perencanaan jangka panjang, karena dapat membantu penyusunan anggaran, aliran kas, dan perkiraan kapasitas produksi.
  5. Memberikan data untuk menentukan pajak pendapatan, pajak kekayaan, dan laporan lain yang diperlukan pemerintah.

Data pokok yang dipakai dalam akuntansi biasanya berupa transaksi keuangan antara perusahaan dengan karyawannya, suppliernya, permiliknya, bankirnya, lembaga pemerintah, dan lembaga-lembaga lain. Transaksi keuangan yang terjadi antara perusahaan dengan karyawannya dapat berupa pengeluaran kas untuk gaji mingguan atau bulanan. Transaksi keuangan antara perusahaan dengan suppliernya dapat berupa pembayaran rekening atas pembelian bahan baku oleh perusahaan. Dan banyak lagi transaksi keuangan yang terjadi antara perusahaan dengan lembaga lain.

Setiap transaksi keuangan dicatat secara kronologis dalam sebuah buku yang disebut jurnal. Jadi, jurnal tersebut dapat menyediakan informasi tentang transaksi keuangan perusahaan yang dicatat dari hari ke hari. Sebagai contoh bentuk jurnal adalah sebagai berikut:

JURNAL UMUM

Juli 2000

1

5

13

20

25

Tanah

Bangunan

Kas

Perabot kantor

Utang (untuk mencatat pembelian perabot dengan kredit)

Utang

Kas (untuk mencatat pembayaran utang)

Piutang

Pendapatan penjualan

Kas

Piutang

5.000

25.000

8.000

5.000

1.800

1.000

30.000

8.000

5.000

1.800

1.000

Transaksi yang terdapat dalam tabel di atas harus sesuai antara sumber dengan penggunaan dananya. Tanggal 1 Juli 2000 telah dibeli tanah dan bangunan seharga Rp. 30.000,00 dan mengurangi jumlah kas sebanyak itu. Sedangkan pada tanggal 25 Juli 2000 telah diterima sejumlah uang (Rp. 1.000,00) sebagai pembayaran utang dari pihak lain, sehingga menambah kas dengan jumlah sebanyak itu.

Kekayaan dan Modal

Kekayaan dari sebuah perusahaan adalah sesuatu yang bernilai yang dimiliki oleh perusahaan. Kekayaan perusahaan tersebut dapat berupa kas, piutang, wesel tagih, surat berharga, tanah, bangunan, perlengkapan dan peralatan.

Modal merupakan lawan dari kekayaan perusahaan. Terdapat dua pihak yang menyediakan modal bagi perusahaan, yaitu kreditur (berupa pinjaman/utang) dan pemilik (berupa modal sendiri). Utang adalah sejumlah dana yang diterima dari kreditur, sedangkan modal sendiri merupakan modal yang berasal dari peserta, pengambil bagian, atau pemilik, atau pemegang saham yang memiliki kekayaan perusahaan.

Dalam hal tersebut, terdapat persamaan akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan setiap perusahaan, yaitu:

KEKAYAAN = UTANG + MODAL SENDIRI

Laporan keuangan

  1. Neraca (balance sheet atau statement of financial position).

Adalah sebuah laporan yang memperlihatkan keadaan keuangan sebuah perusahaan pada suatu saat. Merupakan laporan sumber-sumber dari suatu perusahaan (harta), kewajiban perusahaan (utang), dan perbedaan antara yang dimiliki  (harta) dan apa yang dipinjam (utang) yang disebut dengan ekuitas.

Jumlah kekayaan terlihat pada bagian aktiva, sedangkan jumlah utang dan modal sendiri terlihat pada bagian pasiva.

Aktiva

Aktiva (harta/aset) adalah sumber ekonomi yang dimiliki atau dikendalikan oleh suatu perusahaan. Aset termasuk kas, piutang usaha, persediaan, tanah, gedung, peralatan dan benda-benda tidak berwujud seperti paten dan hak cipta. Semua aset tersebut harus dalam bentuk satu nominal nilai mata uang (rupiah) dalam neraca.  Pengukuran dan penilaian moneter dari aset merupakan pekerjaan akuntan dengan pertimbangan profesional. Aktiva merupakan kekayaan fisik yang dimiliki oleh perusahaan, dibagi ke dalam (a) aktiva lancar, (b) aktiva tetap, (c) aktiva tidak kentara.

Aktiva lancar: adalah kekayaan perusahaan yang berupa uang tunai (kas) dan kekayaan lain yang mudah diuangkan (dalam jangka waktu pendek dapat ditukarkan menjadi uang tunai), seperti piutang, surat-surat berharga, persekot, persediaan barang.

Aktiva tetap: adalah kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan dalam jangka waktu lama, seperti: gedung, tanah, mesin-mesin, dan sebagainya.

Aktiva tidak kentara: adalah aktiva yang secara fisik tidak dapat dilihat atau diraba tetapi secara riil mempunyai nilai, seperti: hak paten, hak cipta.

Pasiva

Utang adalah kewajiban untuk membayar kas, pemindahan aset lain, atau memberikan jasa ke orang lain. Beberapa bentuk utang: utang dagang (utang kepada pemasok), wesel bayar (utang kepada bank atau lainnya), hipotek (utang untuk pembelian properti). Bagian ini berisi sekelompok bagian, yaitu: (a) utang lancar, (b) utang jangka panjang, (c) modal sendiri.

Utang lancar: adalah kewajiban finansial perusahaan yang harus dilunasi dalam jangka waktu relatif pendek, seperti utang dagang, utang dividen, kredit pembeli, kredit wesel, dsb. Pelunasan tersebut biasanya dilakukan dengan mengambil aktiva lancarnya.

Utang jangka panjang: adalah kewajiban finansial perusahaan yang harus dilunasi dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 tahun), seperti: utang obligasi dan utang hipotek.

Modal sendiri: adalah sejumlah uang yang ditanamkan ke dalam perusahan untuk menjalankan kegiatannya. Dalam perseroan terbatas, modal ini diwujudkan dalam bentuk saham. Sering pula terdapat bahwa laba yang diperoleh perusahaan tidak dibagikan kepada pemilik, melainkan ditanam kembali ke perusahaan, dikenal sebagai laba yang ditahan.

Perusahaan ABC

Neraca 31 Desember 2000

AKTIVA

Aktiva lancar:

  • Kas
  • Piutang
  • Persediaan barang
  • Persekot asuransi

Jumlah aktiva lancar

Aktiva tetap:

  • Peralatan
  • Gedung
  • Tanah
  • Penyusutan

Jumlah aktiva tetap

JUMLAH AKTIVA

UTANG DAN MODAL SENDIRI

Utang lancar:

  • Utang dagang
  • Utang gaji
  • Utang wesel

Jumlah utang lancar

Utang jangka panjang:

  • Utang obligasi
  • Utang hipotek

Jumlah utang jangka panjang

Modal sendiri

Ekuitas

5.000,00

4.000,00

7.000,00

500,00

5.000,00

10.000,00

2.000,00

(4.000,00)

7.500,00

200,00

300,00

3.300,00

2.300,00

17.600,00

13.000,00

30.600,00

13.000,00

5.600,00

17.000,00

30.600,00

Ekuitas pemilik merupakan klaim sisa dari aset suatu perusahaan setelah dikurangi utang. Nilai ini menggambarkan aset bersih (harta setelah dikurangi utang). Ekuitas meningkat jika pemilik menambah investasi dalam perusahaan atau jika perusahaan menghasilkan laba yang ditahan dalam perusahaan. Sebaliknya, ekuitas pemilik berkurang jika pemilik mengambil kembali bagian investasi mereka atau perusahaan mengalami kerugian.

Neraca dapat dibuat dalam dua bentuk, yaitu pertama berbentuk dua sisi, sisi sebelah kiri berupa aktiva dan sisi sebelah kanan berupa pasiva. Kedua, berbentuk daftar atas-bawah, bagian atas berupa aktiva dan bagian bawah berupa pasiva.

  1. Laporan rugi laba (income statement).

Adalah laporan jumlah laba yang didapat oleh suatu perusahaan selama satu periode tertentu. Tidak semua informasi keuangan yang penting tercantum dalam neraca. Didalam neraca tidak terkandung informasi tentang penghasilan dan biaya dari sebuah perusahaan. Laporan yang memberikan informasi tentang penghasilan dan biaya tersebut dinamakan laporan rugi laba atau disebut juga laporan operasi.

Pada pokoknya, laporan L/R dibuat untuk meringkas penghasilan dan biaya-biaya perusahaan selama satu periode. Biaya dimasukkan ke dalam laporan L/R untuk mengurangkan penghasilan, sehingga selisihnya dapat berupa laba bersih (positif) atau rugi (negatif). Jadi persamaan untuk laporan L/R tersebut adalah:

PENGHASILAN – BIAYA = LABA BERSIH (atau RUGI)

Penghasilan

Penghasilan perusahaan dapat diperoleh dari penjualan total kepada para pembeli selama periode bersangkutan. Selain dari penjualan produk perusahaan, penghasilan juga dapat diperoleh dari sumber lain, yaitu dari: laba penjualan aktiva tetap, sewa yang diterima, dan bunga yang diterima.

Biaya

Pada garis besarnya, macam-macam biaya adalah:

  1. Biaya produksi atau disebut juga harga pokok penjualan, merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyediakan bahan baku produk.
  2. Biaya penjualan dan administrasi, seperti biaya periklanan, komisi penjualan, gaji kepala kantor, sewa, dan sebagainya.
  3. Biaya yang harus dikeluarkan yang akan mengurangi laba usaha, yaitu biaya penyusutan dan pajak penghasilan.

Laba bersih

Laba bersih diperoleh dari penghasilan dikurangi seluruh biaya.

Laporan L/R untuk perusahaan jasa seperti dokter, pengacara dan biro konsultasi, agak berbeda dengan perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur. Perusahaan jasa tidak menjual barang-barang, oleh karena itu harga pokok penjualan tidak terdapat dalam laporan L/R. Untuk mengganti ‘penjualan’ dipakai istilah ‘penghasilan’. Contoh laporan L/R seorang dokter yang membuka praktek:

DOKTER TRIANA

Laporan Laba-Rugi 31 Desember 2000

Penghasilan

Biaya operasi:

  • Sewa ruangan
  • Gaji petugas
  • Perlengkapan praktek
  • Pemeliharaan
  • Biaya lain-lain

Jumlah biaya operasi

Penghasilan bersih

Rp. 75.000,00

Rp. 250.000,00

Rp. 30.000,00

Rp. 20.000,00

Rp. 15.000,00

Rp. 1.000.000,00

Rp. 390.000,00

Rp. 610.000,00

  1. Laporan arus kas.

Melaporkan jumlah yang dikumpulkan dan dibayarkan oleh suatu perusahaan dalam 3 jenis kegiatan berikut: operasi, investasi, dan pembelanjaan.